本規定は、2003年5月に公布され2005年4月1日に施行される「個人情報の保護に関する法律（以降”法”と記す」）に即して、本会の個人情報の取扱いを明確に規定する。
本会の個人情報は、生存する同窓会会員の個人を認識できる情報をいい、次のとおり定義する。
（１）氏名
（２）性別
（３）住所、電話番号（携帯電話番号を含む）
（４）電子メールアドレス
（５）卒業年、卒業期、卒業時のクラス
（６）在学中の所属部活動名
（７）進学先、勤務先
（８）帰省先住所、電話番号
（１）氏名
（２）性別
（３）住所、電話番号（携帯電話番号を含む）
（４）電子メールアドレス
（５）卒業年、卒業期、卒業時のクラス
（６）在学中の所属部活動名
（７）進学先、勤務先
（８）帰省先住所、電話番号
第2条で規定した情報以外の個人情報について、同窓会では取り扱わない。
個人情報の利用については、理事会において承認された同窓会活動に関わる活動のみに使用する。
個人情報については、本人の同意を以って取得することとする。本人以外から個人情報を得た場合、本人に利用目的を開示し同意を得た後に、利用目的に則り使用するものとする。
同窓会にて所有する個人情報は第5条で取得した場合、速やかに更新する。
所有する個人情報については、データの漏洩や滅失を防ぎ安全措置を講じる。また、所有する個人情報の管理を委託する際、データの漏洩や滅失を防ぐことを契約し同窓会として監督していく。
所有する会員の情報について、他の会員また外部から問合せがあった場合、該当する会員本人の同意を以って情報を提供する。同意がない場合は情報の提供には一切応じない。
各期同窓会、クラス会等開催時の案内を実施する場合、個人情報の保護のため案内状の扱いは同窓会役員を通じ委託業者より発送する。返送先は各会を催す幹事宛とする。
所有する会員の情報について、会員本人からの情報開示の請求があった場合、所有する本人の情報を速やかに開示する。
会員より所有する情報の訂正を求められた場合、会員本人から示された訂正に則り、速やかに更新する。
各会員は、同窓会に提供している情報について訂正がある場合、速やかに訂正を申し出なければならない。
各会員は、同窓会に提供している情報について訂正がある場合、速やかに訂正を申し出なければならない。
会員より、会員本人のデータの利用停止の申し出を受けた時は、速やかに利用を停止しなければならない。
会員より、利用再開の申し出を受けた時に利用を再開する。
会員より、利用再開の申し出を受けた時に利用を再開する。
会員より、個人情報の削除の申し出があった場合、速やかに削除する。
会員より苦情などの申し出があった場合、理事会を開催し適切かつ速やかに対応する。
本規定を改正する場合は、理事会の承認を必要とする。
本規定は2005年4月1日を以って発効する。
データの利用範囲は、同窓会活動目的以外は原則として許可しないことは上記規定のとおりだが、「その他特別の事情がある場合は、役員会にて協議の上、理事会の承認を必要とする。」
作成者 大西一史
作成日 平成１７年１月２７日
修正日 平成１７年２月９日